今天是:

 

文书档案管理制度


作者:县人大办    信息来源:本站原创    点击数:    更新时间:2013-3-31

 

 

一、立卷归档

1、归档范围

接收和发出的各类文件、领导人讲话、各种请示报告的印本、原件、附件以及本机关的重要工作情况材料、重要会议记录等均应及时收集、整理、立卷、归档。领导同志参加各类重要会议和活动的摄影照片、音像资料及机关对外签订的各种协议、合同等也应列入归档范围。

2、文稿收集

1)凡来文、下行文的蓝本、正本一律存放秘书调研室。

2)参加上级会议人员带回的文件材料,在完成传达任务后应及时交秘书调研室归档。

3)机关召开重要会议的文件材料,由承办部门及时送交秘书调研室归档。

4)机关各部门每月填写的大事记表,送交一份给秘书调研室汇总归档。

5)其他应归档的资料由有关部门、经办人迳送秘书调研室归档。

3、立卷、归档

1)机关各部门应在每年第一季度前将本部门上一年度应立卷归档的材料整理好移交秘书调研室集中管理,不得分散存放在部门和个人手中,以免散失。

2)根据规定,各类应归文件按照便于保管查找和利用的要求,分类立卷。

3)案卷质量要求:①归档的文件、材料齐全完整;②分类、保管期限比较准确;③标题确切,便于查找;④填写卷内目录,排列有条理;⑤卷皮书写正楷整齐;⑥案卷装订清洁整齐。

4)秘书调研室每年六月底前完成上一年度文件、材料立卷、归档工作。

二、档案保管

1、档案由专人负责管理。特殊载体的档案应当采取特殊保护措施。

2、库房要坚固,并在防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施(档案室的门窗和内部设施要符合保密和安全要求)。

3、档案室应编制《案卷目录》、《全引目录》,档案著录卡等,并积极配合有关部门编写全宗介绍、大事记、发文汇集等资料。

4、归档的案卷,应根据案卷目录,分开存放,依次排列,定期检查,保证档案的齐全完整,发现问题及时报告有关领导。

5、列入县档案馆接收范围的档案,档案室应按有关规定,认真做好移交档案工作。移交清册签名盖章后归入机关全宗卷内保存。

三、利用借阅

1、档案工作人员应忠于职守,熟悉所藏档案情况,并具备档案专业和相关专业知识,了解有关工作对利用档案的需要,主动做好提供利用工作。

2、本机关人员借阅档案应办理登记手续,不得擅自将案卷带出或转借他人。外单位查阅档案,须持单位介绍信,写明查阅范围,经办公室负责人同意方可查阅。本机关档案一般不外借,确需外借时,应经分管领导批准,办理登记手续,并指定归还日期。

3、机密档案,一般不予查阅,特殊情况,须经办公室分管领导批准后,方可查阅。

4、查阅档案时,应在指定地点阅档,注意爱护档案材料,不得在案卷上圈划批注、涂改或折页。如需摘抄、复印(印),须经机关档案人员审核同意,必要时报办公室分管领导批准。

5、严格遵守国家有关规定,任何个人不得向无关人员泄露和公开档案材料,不得损害国家安全和利益,不得侵犯他人合法权益。对违反档案管理有关规定的,应严肃认真处理。

收文处理办法

为了准确、及时、安全地处理县人大常委会及办公室(含委、室)的往来文件,根据国家机关公文处理的有关规定,制定本办法。

一、收文

1、凡送县人大常委会及办公室的文件,统一由办公室秘书调研室指定专人签收、启封、登记、编号。按阅件、办件及外事办件分别归类。办件按规定分送办公室主任或有关委、室,阅件及抄送县人大常委会各委、室的文件,拟定分送意见,分发有关部门及人员。

2、注明领导同志“亲收”、“亲启”的,由领导同志亲自处理。“亲收”、“亲启”文件,领导同志认为有必要登记运转的,交秘书调研室补办登记、编号手续;有关委、室收到送来的文件时,凡认为需经领导阅批的,亦须交秘书调研室统一登记、送阅。凡不经秘书调研室运转的公文出现延误、遗失时,由送阅者负责。

二、登记、拟办和分办

1、凡上级来文和主送县人大常委会以及办公室的文件都要逐件进行登记、编号。登记内容包括收文日期、来文机关、文号、份数、主要内容等。

2、文件登记后,秘书调研室对来文填写《公文处理标签》,送有关领导签批后进行分办和文件送阅。

3、少数紧急公文和重要文件需要立即办理,秘书调研室作为急件直接送有关领导审示。

4、对重要文件,文书处理人员应把收文处理的主要经过和处理结果在公文处理标签上作简短的说明,以备日后查考。

5、负责办文的同志收到文件后,经审核,凡属不符合国家机关公文处理办法的来文不予办理,可退回原发文机关。

三、阅文

1、文书处理人员根据有关领导的拟办意见,对拟传阅的文件进行分类,分别送常委会领导同志和各委、办、室依序传阅。特殊情况可根据领导同志分工及时送阅。要及时组织文件传阅并提醒领导加快阅文速度。

2、文件不应横传。领导同志或各委办室阅文后,应将文件退给文书处理人员,并签上姓名和阅文日期。

3、秘书调研室如发现同一文件多头送批,或几位领导同志批示意见不一致时,要及时向有关领导同志报告,妥善处理。

4、一般阅件、办件,每天送一次,急件、特殊件及时传送。

5、领导同志的批示要及时转给有关部门,并督促检查落实情况。

6、机关各部门要根据职责分工,采取多种形式进行文件的催办查办。凡明确需查办的文件,要一抓到底,抓出结果。督促检查过程中的重要情况要及时反馈报告。

7、离、退休干部一般按规定的阅文范围在阅文室阅文,因身体不便到机关阅文的老同志,除密级文件外,可由有关同志送阅。

8、凡需借阅文件者,必须经分管领导批准,严守保密规定,阅后及时归还。

四、办结

1、凡符合下列条件之一者,可视为文件办结:

1)需要提出贯彻执行意见的文件,已由县人大常委会、县人大办公室或县人大常委会有关委、室以会议、文件或其他形式安排部署的;不需再提出贯彻意见,已翻印、转发有关地区、部门的;

2)对要求县解决、答复问题来文,已作明确答复,或职权在中央或省、市已转报的;

3)需阅知的文件已印送阅知人员和单位的;

4)领导已有明确批示并已答复来文机关和有关部门、单位的。

2、公文办理完毕后,承办人员要将应归档的文件材料收集齐全及时送档案室归档,个人不得私自保存应存档的公文。

发文处理办法

一、为进一步提高公文质量,使机关发文处理工作规范化、制度化,根据《国家行政机关公文处理办法》和《安徽省实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》(以下简称《细则》),结合本县实际,制定本办法。

二、本办法适用于县人大常委会或县人大办公室(含各委、室)所发的或翻印的文件、电报。包括:

1、县人大常委会文件(无人常);

2、县人大办公室文件(无人大办)、函件(无人大办函);

3、县人大各工作委员会文件(如无人大司、无人大农等);

4、县人大常委会、主任会议纪要、常委会审议意见;

5、翻印省、市人大常委会和省、市人大常委会办公厅(室)及各委、室的文件和其他上级机关的文件;

6、县人大常委会或县人大办公室(含各委、室)所发的不需编号的其他文件。

三、县人大常委会和县人大办公室(含各委、室)发文使用《细则》规定的文种,执行《细则》规定的行文规则,遵守有关保密的法律、法规的规定。

四、做好公文处理工作是机关各部门的共同责任。各部门都应有人负责或兼管发文处理工作,有关人员要加强学习,提高理论、政策、业务、文字水平,发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是的作风,提高发文处理的效率和质量。

五、发文处理的基本程序为:拟稿、核稿、会签、审核、签发、核对、登记编号、缮印(校核)用印、封装、递送、电发、立卷、归档。

六、县人大常委会及县人大办公室(含各委、室)所发公文根据文稿要求分别由各委、办、室组织起草。草拟公文应遵守以下要求:

1、符合国家的法律、法规,符合党的方针、政策及有关规定,如提出新的规定,应加以说明。

2、情况要真实,观点要鲜明,条理要清楚,层次要分明,文字要精炼,标点要准确,篇幅要力求简短。

3、用词要准确、规范。人名、地名、专用述语、数字、事物名称要准确无误。在使用简称时应先使用全称,并加以说明。日期应写具体的年月日。

4、公文中的数字,除部分结构层次序号和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字书写外,应当使用阿拉伯数字。

5、引用公文应注明所引公文的发文机关、标题和发文字号。

6、根据公文的内容和行文规则,准确使用文种,标明紧急程度和密级。

7、起草公文应用规定的文稿纸。公文一般使用微机输出,较短的文稿也可手工书写,书写要工整,无涂改。

七、公文在送领导签批前须对内容、形式、文字等作全面的审核。机关公文核稿按照职责实行分级负责、多层次把关的制度。以县人大常委会或办公室名义行文的文稿,经拟稿部门负责人初核后,送办公室主任审定;以各工作委员会名义行文的文稿,由各委员会负责人审定。

核稿的重点是:

1、是否需要发文,以什么名义发文;

2、内容是否符合国家的法律、法规,党和国家的方针、政策,与现行规定有无矛盾,文件本身前后有无不一致的现象;

3、提出的要求和措施是否明确、具体、切实可行;

4、涉及有关部门或单位的问题是否协商一致;

5、是否需要提请一定的会议讨论;

6、文字表达是否准确、简炼、通顺;

7、文种、格式、发文范围、密级划分、紧急程度是否恰当,是否符合行文规则。

核稿时如属一般的文字性修改,可与拟稿单位具体起草人员协商确定,重要修改应经拟稿单位负责同志重新审定。意见不一致的,应在送审时加以说明。

八、涉及几个部门的公文在送领导签批前应当经过会签,机关有关部门对应会签而未会签的文稿,应退回主办单位重新办理会签手续。办公室起草的应当经过会签的文稿,经有关委主任同意后办理。

九、凡送领导签批的文稿,应注明拟稿人,并由有关负责人核稿签字。

十、所有文件均要经有关领导人定稿签发。以县人大常委会名义发文,由主任或副主任签发。以县人大办公室名义发文,由办公室主任签发。以县人大办公室名义发文需要经主任、副主任审批或阅知的,由有关委主任提出。以各工作委员会名义发文,由各工作委员会负责人签发。

十一、公文拟稿、修改、签批均使用钢笔或毛笔,书写要使用黑色或蓝黑墨水。文稿左侧装订线及其以外不得修改或签批。

十二、文件签发后,以县人大常委会及办公室名义发的文件,由秘书调研室登记、编号;以各工作委员会发出的文件,由部门登记编号。

公文应一文一号,按文依次编注,不得重复编号或空号。属与有关单位联合发文的,由主办单位编号。不需编号的公文,也应登记,以备查考。

文件根据内容发至负责执行、办理和必须阅知的单位,由拟稿单位注明范围;具体份数,由秘书调研室计算确定,并在拟稿纸打印份数栏内注明。

十三、文件送印前,由秘书调研室进行核对把关。重点是文件格式是否正确,文字表述、标点使用是否准确、恰当,拟稿、核稿、会签、签发等手续是否完备,附件、文件形成过程的材料等是否齐全。对改动较大的可退拟稿单位重新清稿。涉及内容的修改,与拟稿人协商或征求拟稿单位负责人意见后报有关秘书长审定。

十四、公文稿校对由撰稿人员负责,确保不出差错,每次校对后应签上校对者的姓名。若发现原稿有问题,应有及时提请核稿、签发人处理,不得擅自改动。

十五、公文印刷要做到及时、准确、清晰、整洁。急件按要求的时间印刷。密级文件,指定专人打印。

十六、公文用印时须向印章管理人员交付经有关领导签发的文件底稿。套印公章和手工盖印都应按印章管理的有关规定执行。盖印应清晰、端正,不得漏盖、错盖。

十七、印刷好的文件由承办部门装订。公文由秘书调研室负责分发;一般函件、有关资料由发文部门负责分发。发出挂号信件必须严格登记手续。密件文件,按保密规定办理。文件递送由收发室负责,应做到准确、脏乱时、安全。

十八、公文底稿应及时归档。承办部门应及时将归档文件收集齐全,交档案室整理立卷。在公文运转过程中,各道环节对公文底稿和其他说明公文形成过程的有关材料,应妥善保管,坚持签收制度,防止遗失。

 

 
 
 
   
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