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公文处理办法


作者:县人大办    信息来源:本站原创    点击数:    更新时间:2013-3-31

 

 

   

第一条  为使机关公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理的效率和质量,参照《省人大常委会机关公文处理办法(试行)》,结合县人大常委会机关实际,制订本办法。

第二条  县人大常委会机关的公文,是县人大及其常委会在依法行使各项职权过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布决定、决议、公告,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经验的一种重要工具。

第三条  县人大常委会机关的公文处理是包括公文拟制、办理、管理、清退、销毁、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。公文处理必须做到准确、及时、安全。

第四条  县人大常委会各委室负责机关公文处理工作。办公室秘书调研室负责公文办理、清退、销毁、立卷归档管理工作。县人大常委会机关要逐步改善办公手段,努力提高工作效率和质量。

公文处理工作人员应当忠于职守、作风严谨、严守机密、廉洁正派,具备相应的专业知识。

第五条  公文处理必须严格执行国家有关法律、法规和县人大常委会机关内部的保密制度和规定,确保党和国家机密的安全。

  公文种类

第六条  县人大常委会机关的公文种类主要有:公告、决议、决定、规定、办法、议案、意见、批评和建议、通知、通报、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要等。

(一)公告  向全县宣布县人民代表大会关于代表的选举以及地方国家机关工作人员的选举、罢免用“公告”。

(二)决定、决议  经县人民代表大会和县人大常务委员会会议讨论通过的重大事项,用“决定”或“决议”。

(三)规定、办法  对某项工作订出有一定约束力的规章制度,可用“规定”、“办法”。

(四)议案  适用于根据法定程序,有关机构或符合法定数量的个人(人大代表、人大常委会组成人员)向人大及其常委会提请审议的事项。

(五)意见、批评和建议  适用于人大代表向人大及其常委会提出,由常委会的办事机构交由有关机关研究处理并负责答复的事项。

(六)通知  向县人民政府、县人民法院、县人民检察院和乡镇人大以及其他有关单位,传达全国、省、市人大常委会交办的事项或县人大常委会会议、主任会议决定的事项,用“通知”。

(七)通报  适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神,交流情况。

(八)报告、请示  向全国、省、市人大常委会和中共无为县委汇报、反映情况、请求指示和批准的事项,用报告或请示。

(九)批复  对提请县人大常委会任免的名单及其他事项,需行文答复提请单位时,用“批复”。

(十)函  机关之间互相商洽工作、询问和答复问题等,用“函”。

(十一)意见  适用于对议案或重要问题提出见解或处理办法等。

(十二)会议纪要  县人大常委会党组和主任会议讨论决定的问题,以及县人大常委会和机关召开的其他会议研究的重要问题和意见,须向上级备案或向有关方面通报的,可用“会议纪要”。

  公文格式

第七条  公文格式一般包括:版头、密级、紧急程度、发文字号。签发人、标题,主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文时间、印章、附注、主题词、抄送机关、印制版记等。

(一)版头  版头由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,或者加括号标明文种组成。联合行文时,主办机关应该排列在前。

(二)秘密等级  秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”,并标注于公文首页左上方,机关内部的公文,应当标明“内部文件”。

(三)紧急程度  紧急公文应分别标明“特急件”、“急件”;紧急电报应标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(四)发文字号  发文字号由机关代字,年份、序号组成。“文件”的发文字号应当排列于版头之下,横线之上。“函”的发文号应当排列于版头之下,横线之下居右侧。联合发文,只标明主办机关发文字号。

(五)签发人  上报公文应当在发文字号号右侧标注:“签发人”,由发文机关的领导审批签字。

(六)标题  公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,并标明公文的种类。位于主送机关或正文上正中间。

(七)主送机关  主要受理公文的机关。应当用全称或规范化简称,位于正文上方,顶格排列。

(八)正文  公文的主体,用来表述公文的内容,位于标题或主送机关下方。

(九)附件  公文附件,应当在正文之后,发文机关署名之前注明附件顺序或名称。

(十)发文机关署名  发文机关应当写全称或规范化简称。

(十一)成文时间  应当以领导签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关领导的签发日期为准。电报应当以发出日期为准。

(十二)加盖印章  公文中有发文机关署名的(含联合发文),应当加盖部门印章。印章必须与署名相符。

(十三)主题词  主题词的标注,应当符合公文主题词标注的各项规则。

(十四)抄报、抄送单位  指除主送机关以外的其他需要告知的上下级、同级或不相隶属机关。“抄报”是向上级机关和领导报送公文;“抄送”是向同级、下级或不相隶属机关分送公文。应当排列于公文末页下端。

(十五)印制版记  由公文制发机关名称、印发日期和印发份数组成,标于公文末页下端。印发日期和份数应当用阿拉伯数字书写。

第八条  会议通过的文件,应当注明会议名称和通过的日期。

第九条  公文文字一律从左至右横写、横排。公文一般在左侧装订,不要在装订线以外书写文字。

  行文规则

第十条  县人大常委会对县人民政府、县人民法院、县人民检察院直接行文,对县人民政府所属部门一般不直接行文;按照法律规定改变或者撤销下一级人民代表大会的不适当的决议,以县人大常委会名义行文。

第十一条  凡对外联系工作,请示报告,答复询问,通知有关事项等,一般均以县人大常委会办公室名义行文。

第十二条  县人大常委会各委室可以就业务范围内的工作,以工作机构名义向乡镇人大及县直有关单位直接行文。

第十三条  请示问题,应当一事一文,不得在非请示公文中夹带请示事项。不得越级请示,或多头请示。因特殊情况必须越级请示时,应当抄送被越过的上级机关。

  公文办理

第十四条  公文的办理分为收文和发文。

第十五条  收文办理主要包括:公文的签收、登记、分发、传阅、请办、承办和催办等程序。

(一)签收  应当逐件清点来文后签收。如发现问题,应及时向发文机关查询并采取相应措施。

绝密件由指定的专人收拆。凡写明领导同志亲收亲拆的,应交领导同志本人收拆,其他人不得擅自拆阅。

(二)登记  应当将公文的发文机关、发文字号、标题、密级、份数、收到时间及处理情况等逐项填写清楚,以利管理,查询和催办。

(三)分发  应当根据来文内容或来文单位的要求,以及收文单位的有关规定,将公文及时分送有关领导和部门。急件随到随分,一般文件应在1个工作日内分发完毕。凡范围明确,份数足够的文件,由机要人员直接分发;凡范围不明确或份数少的文件,按以下几种情况分发、送阅:

1、中共中央、全国人大、国务院(均含办公厅)和中央各部门文件,省委、省人大、省政府(均含办公厅)和省直各部门文件,市委、市政府(均含办公室)和县委、县政府、县人民法院、县人民检察院的文件贴《收文送阅标签》,有关部门主送县人大常委会的文件贴《收文办理标签》,由秘书调研室提出分办意见,送办公室主任阅批。发至县团级的文件按规定的阅读范围直接送阅。

2、县直各部门、各乡镇人大和人民政府文件及内部的刊物、简报、资料等,一般由秘书调研室确定送阅或存阅意见;比较重要的,送办公室主任阅批。

3、全国人大常委会、国务院、省人大常委会、省政府、市人大常委会、外省市和本省各市县区人大常委会的《公报》、《会报》、简报、资料等,按照确定的范围直接分发有关领导和委室。密码电报或传真电报送办公室主任阅批。

(四)传阅  应当按照规定和程序将公文送有关领导传阅,不得随意扩大传阅范围。秘书调研室应随时掌握公文去向,避免漏传和延误。凡需组织传阅的文件,按以下办法组织传阅。

1、离休老干部阅读文件,由办公室组织阅读。

2、根据文件内容,一般先送主管和分管领导同志,后送其他同志。

3、送阅文件,按文件的缓急和重要程度,将办文与阅文,急件与平件、电报与文件以及党内文件与党外文件分夹呈送。机要人员勤送勤取,及时催阅,加快文件运转速度。

4、凡传阅的文件,阅文同志阅后应签署姓名和时间。

(五)请办  对需要办理的公文,应当送请主管领导在1个工作日内批示后办理。涉及两个以上部门的问题,批示应注明主办与会办单位,主办单位应主动牵头和商办,在3个工作日内负责会签和核签手续。来文如有前案,应将前案情况摘录或全卷附文送批。

(六)承办  有领导批示的公文,应当按照领导批示内容办理。对属于有关职能部门承办的公文,应在1个工作日内交职能部门办理。承办部门应在3个工作日内办理,不得延误、推诿。如认为不属于本部门职责或不适宜由本部门承办的,应在3个工作日内退回交办部门并说明理由。对需要报请领导批示的重要公文,应及时上报,需要有关部门提出办理意见或建议并代拟文稿的,应将办理意见和代拟文稿一并上报。紧急公文应提出办理时限。

(七)催办  对办理中的公文应当由秘书调研室督办、查询,紧急公文应在1个工作日内,重要的公文应在3个工作日内进行催办,一般公文也应在1个工作周内催办,做到件件有结果,并向交办领导反馈情况。办结后在原文标签上作简单注明,以供日后备查。

第十六条  发文办理主要包括:公文的起草、校核、审签、登记、印制和分发等程序。

(一)公文的起草  草拟公文应当做到:

1、符合国家的法律、法规、地方性法规和党的方针、政策及有关规定。

2、情况确实,观点明确,条理清楚,文字精炼,用词和标点准确,规范。

3、结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为1,第四层为“(1)”。

4、必须使用国家法定计量单位。

5、公文中的数字,除部分结构层次序数和词、词组、惯用语,缩略语,具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

6、起草文电,一律使用规定的拟稿封面,填写拟稿单位、时间、拟稿人和审稿人姓名等栏目。文电草稿要留有修改的空档。

(二)校对审核  公文文稿送领导审批之前,应当认真细致地逐级校对审核,文责自负。公文校对审核的内容是:

1、报批程序是否符合规定;

2、内容是否符合国家的法律、法规、地方性法规和党的方针、政策及有关规定,是否完整、准确体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接;

3、涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见;

4、所提措施和办法是否切实可行;

5、人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、抄报(送)单位、主题词是否准确、恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用法是否符合有关规定;

6、已经领导审批过的文稿,在印发之前应再作校核。经校核,如内容需作实质性修改,须报原审批领导复审。

(三)审签  公文须经主管领导审批签发。重要公文应当由机关主要领导或上级领导审批签发。联合发文,应当由所有联署机关的领导会签。领导审批签发公文,应当明确签署意见,并写上姓名和日期。签发公文应当用钢笔或毛笔。签发公文应遵循下列程序:

1、以县人大常委会党组名义行文的公文,由党组书记、副书记或党组授权的同志签发。以人大常委会名义行文的公文,由主任,或由主任授权的其他副主任签发。县人大常委会党组和县人大常委会的函件、批复、通知和会议通过的文件,由分管的党组副书记、县人大常委会副主任签发。

2、县人大常委会各委室的公文,由其正、副主任签发,重要的应送分管副主任;由人大常委会主任、副主任和其他领导直接签批用办公室名义发出的文电,承办单位应及时送办公室主任阅知。

(四)登记编号  应当按照发文字号编制办法的要求,进行登记编号。常委会党组文件由机要人员登记编号;常委会文件、函、办公室文件、函,常委会调查报告在收发室登记编号。

(五)印制  应当做到准确、及时、规范、安全、保密。秘密公文印制应注意保密。

凡印制文件、材料,均交秘书调研室办理,签发手续,并依缓急程度,统一安排付印。凡不符合制发文规定和字迹难以辩认的,退回重办。对送印的文件,如发现文字、标点、格式有差错时,要主动向承办人提出建议。

文稿打出后,文拟稿或承办单位校对,并由校对人在底稿上签名,以示负责。

发出的公文根据领导签发使用相应级别印章(包括套印章);印章要端正地盖在正文后的落款和年月日上。

(六)分发  一般由主办单位分发主送机关、抄报(送)机关。

第十七条  传递秘密级以上的公文,必须采取保密措施,确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文,必须采用加密装置,不得密电明复,或者明、密电混用。绝密级公文不得利用传真机和计算机传输。凡需存档或请领导批示传真件,应当复印后再办理。

  公文立卷、归档

第十八条  公文办理完毕后,应根据档案法及机关档案管理实施细则,按时将公文和有关材料立卷归档,并定期向档案部门移交。部门和个人不得保存应归档的公文。

第十九条  联合办理的公文,由主办单位负责立卷,相关单位如需要可保存复印件。

第二十条  下列文件、材料应列入立卷归档范围:(一)中央、全国人大,国务院(均含办公厅)和中央各部门的文件;省委、省人大、省政府(均含办公厅)和省直各部门的文件;市委、市人大、市政府(均含办公室)的文件;县委、县政府(均含办公室)的文件。

(二)县人民代表大会、县人大常委会党组、县人大常委会及各委室的文件、会议材料、记录(录音磁带)、照片、录像带、报纸刊登的有关消息报导。

(三)领导同志参加全国、省人民代表大会及其常务委员会和省内有关会议的文件、材料。

(四)中央、省里负责人及国外来访者的讲话录音稿、录音磁带,照片、录像带等。

(五)县人大常委会主任、副主任、委员视察和进行调研形成的材料。

(六)领导同志在文件上的重要批示。

(七)县人大常委会编印的刊物、简报。

(八)人大代表、人民群众的重要来信来访材料,及人大代表的议案、意见、建议的办理材料。

(九)人事任免材料。

(十)重要的电话记录。

(十一)房屋设计图纸等基本建设资料。

第二十一条  各委室形成的文件,除按规定交办公室归档外,各委室应有留一份,以备查用。

第二十二条  需要留阅的中央、省、市文件由秘书调研室存档。机关人事工作和财务工作方面的公文(含附件),按规定统一整理归机关档案室。

第二十三条  立卷归档的文件、材料要齐全完整,如请示与批复、底稿与印件、主件与附件、来文与复文、来电与复电、文来电复、电来文复,开一次会议形成的文件材料等,档案管理人员都要收齐归档,打印件要一式二份,随原稿存档。

第二十四条  机要人员,收发人员登记编号的公文分别由其留存整理交档案室;其他属归档的公文、材料,由经办部门按立卷归档要求,负责整理交档案室;常委会领导同志参加或列席全国及省人民代表大会及其常委会和省内有关会议的文件、材料、由领导同志或指定人员按立卷归档要求,及时整理交档案室;不符合归档要求的,应重新整理。归档时间,一般在当年的第一季度交上年文件。

第二十五条  档案室根据档案内容和工作需要,定期编制重要文件目录、卡片等参考资料,积极主动开展档案利用工作,为机关各项工作服务。

  清退与销毁

第二十六条  中央、全国人大、国务院和省委、省人大、省政府及市委、市政府文件,发给县人大常委会主任、副主任的,由领导指定人员清退,发给各委室和驻会常委的,由各委室负责清退。

县直各单位、乡镇文件和简报(报主送人大的的文件以外),一般不清退,由各单位集中管理,按规定时间统一集中送指定地点销毁。

第二十七条  秘书调研室一般每年元月份向县委办公室清退文件。各委室每半年向秘书调研室清退一次文件,需继续留阅的文件,可以清退后另外办理借阅手续。

第二十八条  文件清退后,由秘书调研室负责核对与注销。没有归档和存查价值的公文,经鉴别和主管领导批准,可定期销毁。销毁秘书公文,要逐件登记造册,经过委室负责人审核批准后,送到指定的保密地点,由两人以上监销。

 

 
 
 
   
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